Управління корпоративним контентом () — це клас інтегрованих систем управління інформацією на підприємстві або в установі. Це результат інтеграції функціональних і технологічних рішень, інтеграційних додатків та обмін даними (включаючи ПРП), системи управління процесами та робочі процеси, системи електронного керування даними та вебконтент.

Цей термін охоплює стратегії, методи та інструменти, що використовуються протягом всього життєвого циклу інформації.

Визначення Асоціація з управління інформацією ([ Association for Information and Image Management]) та управління зображеннями (AIIM), глобальна асоціація з управління корпоративним контентом, визначила цей термін у 2000 році. AIIM кілька разів уточнює ярлик ECM, щоб відобразити розширення сфери та важливість управління інформацією:

2005 — Enterprise Content Management — це технології, які використовуються для захоплення, управління, зберігання, обслуговування та вмісту документів, пов'язаних із організаційних процесами.

2006 р. — Enterprise Content Management — це технології, які використовуються для захоплення, управління, зберігання, обслуговування та вмісту документів, пов'язаних з організаційних процесами. Інструменти та стратегії ECM дозволяють вам керувати неструктурованою інформацією вашої організації там, де вона існує.

2008 рік — Enterprise Content Management — це стратегії, методи та інструменти, що використовуються для захоплення, управління, зберігання, обслуговування та вмісту документів, пов'язаних із організаційних процесами. Інструменти та стратегії ECM дозволяють вам керувати неструктурованою інформацією вашої організації там, де вона існує.

2010 рік — Enterprise Content Management — це стратегії, методи та засоби, які використовуються для захоплення, управління, зберігання, обслуговування та вмісту документів, пов'язаних із організаційними процесами. ECM охоплює управління інформацією по всьому підприємству незалежно від того, чи є ця інформація у формі паперового документа, електронного файлу, потоку даних або електронної пошти .

Останнє визначення охоплює області, традиційно охоплені системами управління даними та документами. Це також включає перетворення даних між різними цифровими та традиційними формами.

Enterprise Content Management є загальний термін, що охоплює управління документами, управління вебконтентом, пошуку, спільної роботи, управління конфіденційною інформацією для юриспонденції, управління цифровими активами (DAM), управління робочими процесами (документообігу), захоплення і сканування. ECM в першу чергу зосереджується на управлінні життєвим циклом інформації від створення або першої публікації, шляхом обробки або архівування, до можливого видалення.

Додатки ECM представляє три способи: програмне забезпечення на місці локально встановленим в інфраструктурі своєї власної організації, програмне забезпечення як послуга (SaaS) онлайн доступ до інформації, яка зберігається в виробника програмного забезпечення) або гібридне рішення, або комбінація локальної установки в компонентах SaaS.

ECM націлений на полегшення управління корпоративною інформацією, спрощуючи зберігання, підвищуючи безпеку, контроль версій, технологічних шляхів та збереження. Переваги для організацій включають покращену продуктивність, покращений контроль та зменшені витрати. Приклади включають в себе облік і рахунок: перехід до електронних рахунків (відсканування паперових документів з можливістю вилучити у вигляді вкладень електронної пошти, EDI) і управління за допомогою ECM дозволяє зекономити використання паперу, а також вартість архівування, загального користування та транспортування між підрозділами або філіями підприємства. Крім того, пошук конкретного рахунку в архіві паперу може зайняти від декількох хвилин до декількох годин. ЕСМ дає змогу отримати доступ до бажаної текстури швидко.

Історія ECM, як система управління контентом, поєднує захоплення, пошук та обмін документами та електронне архівування, управління документами та робочий процес. Ця концепція в першу чергу стосується специфічних завдань використання та збереження внутрішньої, часто неструктурованої інформації компанії в усіх його формах. Саме тому більшість рішень ECM зосереджуються на системах «бізнес-працівник» (B2E).

З розвитком нових рішень ECM з'явилися нові можливості. Наприклад, коли документ перевіряється кожне його використання генерує нові метадані вмісту — деякою мірою автоматично. Інформація про те, як і при використанні контенту, дозволяє створити нову систему параметрів фільтрації, пошуку шляхів, виділення, корпоративної таксономії, семантичної мережі і рішення щодо правил зберігання (документ для управління життєвим циклом). Все частіше, процеси прийняття рішень використовуються повідомлення електронної пошти і миттєвих повідомлень — ECM може забезпечити доступ до даних, пов'язаних з цим типом зв'язку і використовувати їх у прийнятті бізнес-рішень.

Системи ECM може бути використаний як інтранет рішення для співробітників (B2E), але можуть також включати в себе корпоративні портали для бізнес-бізнес (B2B), бізнес-уряд (B2G), уряд-бізнес (G2B) або інший ділові відносини. Ця категорія включає в себе більшу частину раннього управління групової роботи і робочий процес, який ще не повністю включений ЕСМ архітектури, але працювати на вебінтерфейсі. Електронне керування даними — це форма електронної обробки даних, яка зберігається в електронному вигляді.

Технології, які складають ЕСМ є нащадками системи електронного документообігу (СЕД) з кінцем 80-х і початком 90-х оригінальні продукти EDMS були продуктами блоку, що забезпе, робочий процес, управління документами або Enterprise Relationship Management – управління корпоративними зв'язками (див. компоненти нижче).

Типовий ранній клієнт EDMS встановлює систему документообігу і управління документами зображень в малому масштабі, навіть тільки один відділ, в цілях вдосконалення процесів і поглинають паперу мігрують до міфічного електронного офісу. Перші автоматичні технології EDMS були розроблені таким чином, щоб заощаджувати час або покращувати доступ до інформації за рахунок скорочення обробки та зберігання паперу, що зменшує втрату документів та забезпечує більш швидкий доступ до інформації. EDMS може забезпечити електронний доступ до інформації, яка раніше була доступна лише на папері або на мікрофільмі. Удосконалюючи процеси управління документами та обробки документів, EDMS покращила трудомістку ділову практику. Аудиторський шлях, створений EDMS, має підвищену безпеку документів та показники для покращення вимірювання та продуктивності.

До кінця 1990-х років промисловість EDMS продовжувала неухильно зростати. Ці технології були визнані організаціями, які потребували адресних, тактичних рішень для конкретних проблем бізнесу.

З часом, коли все більше і більше організацій досягли циклів продуктивності за допомогою цих технологій, стало зрозуміло, що різні категорії продуктів EDMS доповнюють один одного. Організації все частіше хотіли використовувати декілька продуктів EDMS одночасно. Розглянемо, наприклад, обслуговування клієнтів — де можна поєднувати керування зображеннями, сканування, управління документами та робочий процес, щоб дозволити працівникам краще вирішувати проблеми з клієнтами. Точно так же облік може отримати доступ постачальника рахунків-фактури із системи ERM, образів системи управління закупівлями (включаючи сканування) і угод з системою управління документами як частина робочого процесу затвердження. Компанії існували в Інтернеті, тому вони хотіли представити інформацію через Інтернет, що потребувало управління вебконтентом. Організації, що автоматизують окремі підрозділи, усвідомили, наскільки більша цінність може бути отримана шляхом впровадження більш широкої системи. Величезна кількість документів, що проходять через безліч відділів і впливає на багато процесів на підприємстві, вигоди, які були досягнуті на рівні окремих організаційних одиниць можуть бути досягнуті в більшому масштабі на рівні всієї організації.

Рух до інтегрованих рішень EDMS відображає загальну тенденцію у галузі програмного забезпечення: рішення, що розвиваються, для більш комплексних рішень. Наприклад, на початку 90-х років програма обробки текстів, електронних таблиць та презентацій була окремими продуктами. Тоді ринок рухався до інтеграції, бачучи коріння.

Спочатку лідери запропонували безліч автономних технологій EDMS як декілька систем в одному, у пакеті «suite», з невеликою функціональною інтеграцією або без нього. Протягом 1990-х років інтеграція зросла, і з 2001 року галузь почала використовувати термін Enterprise Content Management для цих інтегрованих рішень.

Тепер організації можуть впроваджувати єдиний гнучкий ECM для управління інформацією у всіх функціональних сферах, включаючи обслуговування клієнтів, облік, кадрове забезпечення тощо.

Застосування рішень ECM Є багато причин, чому організації схильні використовувати рішення ECM, такі як необхідність підвищення продуктивності, поліпшення контролю інформації та зменшення загальної вартості управління інформацією для підприємства. Програми ECM поліпшують доступ до даних за допомогою ключових слів та повнотекстового пошуку, дозволяючи співробітникам отримувати доступ до потрібної їм інформації безпосередньо з своїх комп'ютерів протягом кількох секунд, замість того, щоб шукати кілька програм або перекодувати їх через паперові файли.

Ці системи управління збільшують контроль за даними обліку, допомагаючи організаціям дотримуватися правових та галузевих правил. Захист найбільш чутливих даних на рівні безпеки, функціональність та навіть захист від документів на рівні користувача. Фактично, навіть інформація, що міститься в конкретному документі, може бути прихована редакційною функцією, так що іншу частину документа можна розділити, не втрачаючи вашої особистої ідентичності чи ключових даних. Будь-які дії, вжиті всередині системи, відслідковуються та записуються для контролю.

Системи ECM зменшують потребу в зберіганні та обробці паперових документів та потреб в доставці, а також підвищують продуктивність праці та більш обґрунтоване прийняття рішень на підприємстві, що призводить до зниження загальної вартості управління інформацією. Служби ECM SaaS переводять капітальні витрати на серйозні сервери та мережеве обладнання на менші місячні експлуатаційні витрати, а також зменшують ресурси ІТ, необхідні для управління чутливими бізнес-даними.

Таким чином, системи ECM оптимізують пов'язані з ними документи та бізнес-процеси, тим самим зменшуючи витрати, підвищуючи контроль над ключовими даними та прискорюючи роботу. Тепер доступні калькулятори (наприклад, калькулятор рахунків-фактур), які легко перераховують обидва переваги у певних значеннях (кількість, хвилини).

Componenty systemu ECM складається з окремих частин, які також можуть використовуватися як окремі системи без необхідності створення загальносистемної системи .

AIIM визначила п'ять основних компонентів ECM: Захоплення (ang. Capture), Управління (ang. Manage), Переховування (ang. Store), Збереження (ang. Preserve)  Постачання (ang. Deliver).

Захоплення Захоплення передбачає перетворення паперової інформації в електронну форму, як правило, шляхом сканування. Захоплення також використовується для організації електронних файлів та інформації в узгоджену структуру документів, яку можна керувати. Технології захоплення також включають створення метаданих (індексних значень), які описують особливості документа, що полегшує пошук за допомогою функції пошуку. Наприклад, медична карта як значення індексу може містити ідентифікатор пацієнта, ім'я пацієнта, дату візиту та процедуру, що полегшує медичний персонал для розміщення картки.

Автоматичне або напівавтоматичне захоплення може витягувати дані з документів EDI або XML-файлів, бізнес-додатків та ERP, а також інших існуючих спеціалізованих систем.

Технології розпізнавання Різні технології використовуються для отримання інформації від сканованих документів та факсів, наприклад: