Докуме́нти дипломати́чного представни́цтва — це документи, що використовуються в щоденній роботі диппредставництва.
Дипломатичне представництво проводить велику роботу по складанню різних документів. Цей вид діяльності регламентується певними нормами і традиціями, а також обов'язковими нормативами, які визначаються відповідними інструкціями, положеннями, наказами, що періодично переглядаються. Специфічною особливістю документів, що готуються в системі МЗС і надходять ззовні, є те, що вони стосуються не тільки установ держави, але й іноземних суб'єктів, розташованих як на території держави, так і за її кордоном. Документи в системі МЗС готуються, як правило, мовою держави, однак з представництвами зарубіжних держав листування ведеться мовою акредитуючої країни або найчастіше — англійською.
Вимоги до документів
До дипломатичних документів (вербальні і особисті ноти, особисті листи, пам'ятні записки і меморандуми, заяви і комюніке), як і до документів внутрішнього, службового листування (доповідні записки, циркулярні листи, довідки та інформації, тези до бесід і записи бесід тощо) ставляться єдині вимоги: висока грамотність, чіткість викладу, правильне виділення головного змісту; переконлива аргументація, логічна послідовність тощо. Дипломатичні документи не повинні перевантажуватись надмірним фактичним і цифровим матеріалом; якщо вони викликають особливий інтерес, то подаються у вигляді додатків або таблиць. Всі матеріали, які ідуть в додатках, повинні мати посилання на джерело.
Особливо ретельно має готуватись і опрацьовуватись зарубіжна кореспонденція, тому що документи, які направлені іншим державам, виправити практично неможливо, а це означає, що навіть незначні на перший погляд помилки або неточності можуть мати непрогнозовані наслідки. Відомо немало випадків, коли через випадкові або свідомі неточності у документі виникали неприємні казуси та інциденти в міжнародних відносинах. Будь-яка неточність у дипломатичному документі применшує його цінність, а іноді й ставить під сумнів увесь його зміст. Про якісь правки в дипломатичному документі не може бути й мови, а тому у цій справі необхідна ретельна підготовча робота.
Мова дипломатичних документів має бути простою і лаконічною, при цьому надзвичайно рідко допускається вживання порівнянь та епітетів, хоча майстерно підібраний художній образ може підсилити виразність документа. Слово в дипломатичному документі повинно абсолютно точно відповідати своєму смисловому навантаженню. Якщо слово в певному контексті можна трактувати по-різному, його краще замінити на інше.
З іншого боку, не слід вважати, що мова дипломатичних документів — це набір штампів, навпаки — вона повинна впливати на почуття читача і залишати в його пам'яті виразний слід.
Величезне значення при складанні дипломатичного документа має правильність написання імені, прізвища і титулу адресата. Вони повинні точно відповідати записам в офіційних документах. Це особливо стосується складних імен і прізвищ, наприклад арабських, іспанських тощо. При цьому не допускаються жодні, здавалося б, на наш погляд, закономірні скорочення. Наприклад, повний титул нинішнього глави Малайзії звучить так: Його Величність Султан Азлан Шах, Верховний глава Малайзії, Аконг Малайзії, а нинішнього глави держави і уряду Брунею-Даруссалам — Його Величність Султан Сер Муда Хассанал Болкіах Муіззадін Ваддаулах Султан і Глава держави, Прем'єр-міністр Брунея-Даруссалам.
Сьогодні, на щастя, батогами помилок не виправляють, але неохайних у підготовці дипломатичних документів очікують неприємності, які також можуть мати досить серйозні наслідки.
В роботі по підготовці дипломатичних документів велике значення має оперативність. Часто навіть ретельно складений документ втрачає свою вагу і значення, коли він підготовлений із запізненням, і необхідність у ньому практично відпала.
Перекладений з іноземної мови документ необхідно подавати у супроводі оригіналу, а у разі різночитання — мати кілька близьких за змістом до оригіналу варіантів перекладу.
Дипломатичні документи повинні мати і бездоганний зовнішній вигляд. Вони друкуються на папері вищого ґатунку, як правило, формату А4. При написанні чистовика не допускаються підчистки або виправлення, текст має бути красиво відформатованим по всьому аркуші. Печатка повинна стояти в нижній частині документа.
Відомі історичні випадки, коли навіть сам папір документа ніс певне смислове навантаження. Так, в 1915 р. Японія пред´явила Китаю ультиматум — так звану «двадцять одну вимогу», в якому йшлося про грабіжницькі претензії до нього. Президент Китаю Юань Шикай не поспішав з відповіддю. Обурений тактикою китайців посол Японії порадив їм пильніше придивитися до паперу, на якому був надрукований ультиматум. Там чітко проглядались, коли листа піднести до світла, зображені водяними знаками силуети японських військових кораблів. Натяк був більш, ніж прозорим.
Отже, писане слово в дипломатичній практиці може бути і добрим союзником, і злим ворогом. Коли воно вміло підібране, використане своєчасно і до місця, то може допомогти тим, хто вагався, стати на ваш бік, роз'яснити їм вашу позицію, а в кінцевому підсумку — підтримати вас. Грамотно підібрані слова і вирази роблять дипломатичний документ переконливішим, чітким і можуть принести бажані результати. Слід завжди пам'ятати старе, але мудре народне прислів'я: «Слово не горобець, вилетить — не впіймаєш».
Поділ документів
Дипломатичні документи поділяються на документи внутрішньовідомчого листування та документи дипломатичного листування.
Документи внутрішньовідомчого листування
Документи внутрішньовідомчого листування — це документи, що стосуються зв'язку закордонних дипломатичних представництв з Центром і включають в себе листування з МЗС та іншими державними, рідше з недержавними, структурами по конкретних проблемах відносин з країною перебування або багатосторонніх міжнародних відносин.
В свою чергу документи внутрішньовідомчого листування умовно можна полічити на документи, що стосуються лише свого відомства, і документи міжвідомчого листування. До документів, які готуються для використання в роботі лише свого відомства належать службова записка і доповідна записка.
Службова записка
Службова записка — це форма службового документа, яким дипломат інформує керівництво дипломатичної установи про події та факти, які мали місце або відбудуться в найближчому майбутньому і матимуть безпосередній чи опосередкований вплив на діяльність закордонної установи і вносить відповідні пропозиції.
Доповідна записка
Доповідна записка — форма службового документа, в якому дипломат інформує про виконану роботу чи про ситуацію, що склалася у зв'язку з виконанням дорученого завдання.
Документи дипломатичного представництва для внутрішніх потреб, а також для відправки в Центр можна поділити на такі групи:
інформаційно-довідкові матеріали; звітна документація; листування з консульських питань; листування з приводу планування роботи та кадрових питань; листування з адміністративно-господарських та фінансових питань; листування з МЗС та іншими відомствами і установами України стосовно запитів цих установ та окремих громадян.
Інформаційна довідка
Дипломатичні документи внутрівідомчого характеру диппредставництва за кордоном надзвичайно різноманітні і відображають широку палітру його діяльності. Засадничим таким документом можна вважати Інформаційну довідку про країну перебування, або як її ще називають «довідку по схемі». Довідка про країну перебування містить стислу характеристику її політики, економіки, культури, державного устрою, преси, партій, інформацію про її геополітичне становище, короткі відомості з історії тощо.
У довідці подається інформація з проблем внутрішньополітичної ситуації: дається характеристика правлячим партіям, угрупованням, коаліціям; вказується на стосунки між гілками влади (законодавчою, виконавчою, судовою); визначаються гострі питання поточного моменту, як політичного, так і економічного плану; місце держави в зовнішньополітичній стратегії країни перебування тощо. Розширена довідка (до 20 сторінок) має внутрівідомчий характер і як документ для службового користування стосується обмеженого кола користувачів.
Для широкого використання готується загальна довідка (до 5 сторінок), і в ній даються тільки схематичні відомості, без розкриття специфічних, гострих проблем і оцінок. Ці довідки повинні постійно оновлюватися найновішими, найактивнішими матеріалами. Довідки, як правило, складаються на окремих листах, щоб їх можна було оперативно заміняти, не переробляючи всього документа.
Другим за значенням інформаційним документом, є довідка щодо стану двосторонніх відносин, яка включає розділи про:
умови і цілі розвитку двосторонніх відносин; хронологію контактів між керівниками держав (президентами, головами парламентів, прем'єр-міністрами, міністрами закордонних справ); стан договірно-правової бази (документів існуючих і тих, що готуються до підписання); стан торговельно-економічного і науково-технічного співробітництва, діяльність міжурядових комісій, змішаних консультативних та робочих груп і т. ін.; стан співробітництва в гуманітарній сфері (наука, освіта, культура, охорона здоров'я), а також проблеми національних меншин, специфіку релігійного життя.
Матеріали цієї довідки можуть містити специфічні відомості, що стосуються регіонального співробітництва, проблем стосунків, включаючи історичний аспект.
В цілому ця довідка є оперативним документом і повинна постійно оновлюватися з урахуванням конкретної ситуації.
Під час діяльності дипломатичного представництва готуються й інші тематичні довідки та інформації, які дають оцінку того чи іншого напряму життя і діяльності країни перебування, особливо в контексті можливого розвитку подій та їх впливу на відносини з державою.
Біографічна довідка
Біографічні довідки про політичних і державних діячів країни перебування містять, як правило, хронологічні дані щодо основних подій в їх житті, службовій кар'єрі, участі у виборних органах. Тут же міститься інформація про вчений ступінь, сімейний стан, володіння мовами, про особисті уподобання та хобі.
В принципі, якихось усталених правил підготовки довідково-інформаційних матеріалів не існує, але для них характерна одна вимога — чіткість, ясність і послідовність викладу, висвітлення всіх найважливіших аспектів проблеми і, що найголовніше, об'єктивність.
В довідці повинні бути викладеними причини виникнення питання, логічний розвиток його вирішення до моменту завершення, з урахуванням часу підготовки документа. Для роботи з матеріалами такого роду використовується як офіційна, так і неофіційна документація країни перебування, матеріали бесід, стенограми виступів державних і політичних діячів, парламентські протоколи, документація громадських організацій і політичних партій. Можуть також використовуватись наукові праці, монографії, дисертації, картографічні матеріали та ін.
При підготовці довідкових матеріалів бажано посилатися на джерела інформації, особливо у тих питаннях, які мають якусь особливу вагу.
Як свідчить власний досвід, дуже корисним буває обговорення окремих тематичних довідок на референтських нарадах або у «вузькому колі», в залежності від специфіки теми, що викладається у довідці.
Одним із найважливіших джерел інформації є спілкування з впливовими людьми країни перебування, а також акредитованими в ній дипломатами. Саме у процесі бесід можна з'ясувати найцікавіші і найтонші питання внутрішньої і зовнішньої політики країни перебування, які у тому чи Іншому плані зачіпають інтереси держави; викласти позицію (оцінку) щодо них. До кожної подібної бесіди необхідно ретельно готуватися, вивіряючи питання, які вас цікавлять, ознайомитися з попередніми матеріалами, накреслити план. Бесіда, як правило, ведеться спокійним тоном, без поспішних висновків і заключень, уникаючи особистих емоцій і надокучливості у процесі отримання бажаної інформації. Відомий французький дипломат кінця XVII — початку XVIII ст. Франсуа де Кольєр з цього приводу писав: