Dans la plupart des pays, un document administratif se définit comme « toute information, sous quelque forme que ce soit, dont une administration dispose ».
Divers systèmes de « classification universelle » des documents administratifs ont été proposésLa classification universelle des documents administratifs ; Documentor - 1985 - Documentor (Firme)., sur la base André Vigneau, Les documents informatiques: pour une classification efficace ; Cursus (avril 1996) Cursus (périodique électronique étudiant de l'École de bibliothéconomie et des sciences de l'information EBSI) de l'université de Montréal. ISSN 1201-7302 (voir chap 1. Nature et fonction de la classification)..
En France En 2019, la définition de « document administratif » interne aux titres , III et IV du livre III du Code des relations entre le public et l'administration est donnée dans son Article L. 300-2 : « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions. »
Ils peuvent notamment se présenter sous les formes suivantes :
dossiers ; rapports ; études ; comptes rendus ; procès-verbaux ; statistiques ; directives ; instructions ; circulaires ; Notes ministérielles ; réponses ministérielles ; correspondances ; avis ; prévisions ; décisions.
Un contentieux sur une demande de document administratif est traitée par la Commission d'accès aux documents administratifs.
Les actes et documents produits ou reçus par les assemblées parlementaires sont régis par l'ordonnance du relative au fonctionnement des assemblées parlementaires.
La loi de 1978 et la jurisprudence du Conseil d'État indique que les documents juridictionnels ne sont pas des documents administratifs, leurs communications n'est possible que sous l'autorisation du juge.
On peut admettre que cette notion peut concerner toutes les informations quel qu’en soit le support et son moyen de diffusion : documents écrits, enregistrements sonores ou visuels, rapport, études, comptes-rendus, PV, statistiques. La tendance aux données ouvertes (open data) pourrait nécessiter de réorganiser certains services, tant au niveau des collectivités productrices de donnéesPatricia T. Fletcher, Electronic records management in state government: planning for the information age, Records Management Quarterly 24, , 1990, 26-32. que pour l'archivistique (musées, archives…) qui peut aussi apporter son savoir-faire en matière de classification et gestion de vastes ensembles de données Archives nationales de France, Manuel d'archivistique : Théorie et pratique des Archives publiques de France, chapitre IV : Le classement et la cotation, 1970, 187-227.
Références
Voir aussi Articles connexes Droit d'accès aux documents administratifs Commission d'accès aux documents administratifs Open data Donnée publique Convention d'Aarhus
Catégorie:Droit administratif Catégorie:Réglementation concernant la liberté d'accès aux documents administratifs