Motivaation perustaa on kuvattu monilla motivaatioteorioilla, joista monet ovat peräisin 1950-luvulta. Teorioihin on kohdistettu paljon kritiikkiä ja niitä on kyseenalaistettu, mutta monia vanhoja teorioita siteerataan edelleen yleisesti.
Eri teoriat ovat hyvin erilaisia ja kuvaavat motivaatiota eri kulmista. Teoriat lähinnä täydentävät toisiaan ja ne voidaan jakaa kahteen pääryhmään:
tarveteoriat (sisältöteoriat) prosessiteoriat (kognitiiviset teoriat)
Tarveteoriat selittävät käyttäytymisen sisäisiä syitä, jotka saavat aikaan ja ylläpitävät käyttäytymistä tai jotka vaikuttavat käyttäytymisen loppumiseen. Prosessiteoriat kuvaavat yksilöllisiä eroja reagoinnissa ulkoisiin ja sisäisiin tekijöihin ja ne analysoivat käyttäytymisen alkua, kuinka sitä pidetään yllä, kuinka sitä ohjataan ja kuinka se saadaan päättymään.Peltonen 1998, s. 33–36; Robbins 2000, s. 156
Tarveteoria
Sisältö- eli tarveteorioita on useita, joista kuuluisimpia ovat Maslow'n tarvehierarkia, Herzbergin motivaatio- ja hygieniateoria sekä McClellandin suoritusmotivaatioteoria. Tarpeet määritellään sisäisen epätasapainon tilaksi, joka saa ihmisen toimimaan tasapainon saavuttamiseksi. Tarpeiden suhteellinen voimakkuus ja niiden heilahtelut ohjaavat yksilön käyttäytymistä ja suoriutumishalukkuutta. Tarpeiden perusteoria on frustraatioteoria, jonka mukaan tarpeen tyydytys johtaa tarpeen vähenemiseen ja turhautuminen johtaa tarpeen kasvuun. Tästä teoriasta hieman moninaisempi on Alderferin ERG-teoria, joka myös täydentää Maslowin tarvehierarkiaa. Tarveteorioista uusimpia ovat McClellandin ja Alderferin motivaatioteoriat. Nämä edellä mainitut teoriat ovat puhtaasti tarveteorioita ja näistä hieman poikkeava on Herzbergin kaksifaktoriteoria.Peltonen 1998, s. 33–36; Ruohotie 1998, s. 51–52 Myös tarveteorioihin voidaan liittää vuosina 1995–1998 tehty psykologian professori Steven Reiss'n laaja empiirinen tutkimus siitä, mitkä ovat ihmisten elämän perustarpeita eli motiiveja, jonka pohjalta muodostui 16 elämän perustarpeen teoria.Reiss, Steven (2004) Multifaceted Nature of Intrinsic Motivation: The Theory of 16 Basic Desires. Review of General Psychology, vol 8, 179-195.
Prosessiteoriat
Ihmiset tulkitsevat ja havaitsevat tilanteita yksilöllisesti ja heille muodostuu erilaisia odotuksia näiden pohjalta. Prosessiteoriat kuvailevat näitä yksilöllisiä eroja reagoinnissa ulkoisiin ja sisäisiin tekijöihin. Prosessiteoriat kuvailevat ja analysoivat, miten ihminen saadaan liikkeelle, miten liikettä pidetään yllä, miten sitä ohjataan ja miten se saadaan päättymään.
Työmotivaatio
Motivaatioteoriat ovat pyrkineet löytämään ratkaisuja ihmisen motivointiin jo vuosikymmenien ajan tehokkaamman työnteon saavuttamiseksi. Työmotivaatiota ei kuitenkaan pysty selittämään täysin yhdelläkään motivaatioteorialla, mutta niitä ei kuitenkaan voi sivuuttaa ja ne ovat hyviä johtamisen työvälineitä pyrittäessä ymmärtämään, mikä ihmistä motivoi. Motivaatioteorioita yhdistelemällä saadaan tekijäryhmät, jotka vaikuttavat työmotivaatioon. Porter ja Miles (1974) kokosivat joukon tekijöitä, jotka vaikuttavat työorganisaatiossa työmotivaatioon: työntekijän persoonallisuus, työn ominaisuudet, työympäristö. Elämänkaariteorioiden mukaan voidaan vielä joukkoon lisätä elämänvaihe.Viitala 2004, s. 150–154; Ruohotie 1998, s. 22–24
Motivaatio
Motivaatio on hyvin monisyinen ilmiö, eikä sen tutkiminen ole helppoa, koska ihmiset eivät useinkaan ole tietoisia käyttäytymisensä syistä. Usein käsitetään, että motivaatio on yksilökohtaista ja jollakin on sitä enemmän kuin toisilla. Uraansa aloittavat esimiehet leimaavat työntekijöitä usein laiskoiksi, jos he eivät ole motivoituneita. Kuitenkin sama laiska työntekijä voi vapaa-aikanaan käyttää runsaasti aikaa omiin harrastuksiinsa ja olla monessa toiminnassa mukana. Ihmisiä leimataan usein laiskoiksi, koska työ ei ole heidän arvoasteikkonsa yläpäässä. Motivaatio on tilanteen ja yksilön vuorovaikutusta, johon vaikuttavat lukuisat tekijät ja jokaisen yksilön henkilökohtaiset tarpeet. Esimerkiksi työntekijä saattaa jättää usein lukematta tärkeät esimiehen lähettämät tiedotukset tai lukee niitä vain muutaman minuutin päivästä. Samalla hän mahdollisesti kokee lukemisen raskaaksi ja epämiellyttäväksi, mutta kotiin päästyään käyttää koko iltapäivän novellien ja sanomalehtien lukemiseen. Motivaatio vaihtelee yksilöllisesti ja tilannesidonnaisesti.Peltonen & Ruohotie 1987, s. 22; Hersey 1996, s. 24–35; Robbins 2000, 155–156
Motivaatiosta voidaan sanoa sen olevan toiminnan voima. Se suuntaa ja virittää suoritukseen, joka onnistuu ihmisen valmiuksista riippuen. Motivaatiotaso vaihtelee eri tilanteissa ja eri aikoina hyvin paljon. Motivaatio on käyttäytymistä virittävien ja ohjaavien tekijöiden järjestelmä. Motivaatio on se psyykkinen tila, millä vireydellä, aktiivisuudella ja ahkeruudella yksilö tietyssä tilanteessa toimii saavuttaakseen tavoitteensa. Motivaatiosta riippuu, millä halulla ihminen käyttää omia resurssejaan työn suorittamiseksi. Motivaatio tulee motiiveista ja niiden aikaansaamasta tilasta tulee motivaatio.
Usein ihmiset eivät ole tietoisia omasta motivaatiostaan. Sigmund Freud oli ensimmäinen, joka huomasi tutkimuksissaan alitajuisten motivaation merkityksen ihmisen käyttäytymisessä. Hän huomasi, että ihminen ei useinkaan ole tietoinen siitä, mitä hän haluaa ja miksi. Hän totesi tutkimuksissaan ihmisen tietoisen motivaation olevan vain jäävuoren huippu ihmisen käyttäytymisestä. Steven Reiss'n tutkimukset osoittavat kuitenkin, että ihmiset ovat varsin tietoisia omista elämän perusmotiiveistaan. Näin ollen heidän yksilöllisiä motiivejaan voidaan kartoittaa ja motiivien intensiteettiä mitata luotettavasti motiivien mittaamiseen kehitetyllä työkalulla. Kaikille ihmisille on yhteistä, että heitä motivoi 16 elämän perustarvetta, mutta se, missä määrin nämä motivoivat, on täysin yksilöllistä. Perusmotiivit ovat suhteellisen pysyviä läpi koko elämän. Näin ollen motivaatio ei vaihtele täysin tilannesidonnaisesti, vaan vahvat motiivimme ajavat meitä jatkuvasti eteenpäin. Esimerkiksi henkilö, jolla on hyvin vahva riippumattomuuden perustarve, haluaa olla riippumaton joka tilanteessa ja joka päivä.Reiss, Steven (2009) The Normal Personality. New Way of Thinking about People. Cambridge University Press.
Motiivit
Ihmiset eivät eroa toisistaan vain kyvyiltään, vaan myös haluiltaan, asenteiltaan ja motiiveiltaan. Yksilöiden motivaatiotaso riippuu heidän motiiviensa voimakkuudesta. Motiivit usein liitetään ihmisen tarpeisiin, haluihin, vietteihin, sisäisiin yllykkeisiin sekä palkkioihin ja rangaistuksiin. Motiivit herättävät, ylläpitävät vireyttä ja ovat päämääräsuuntautuneita. Ne pitävät liikkeen tiettyyn suuntaan tiedostettuna tai tiedostamattomana ja sitovat tietyn määrän ihmisen energiasta. Koska monet motiivit tulevat alitajunnasta, on niiden löytäminen, tutkiminen ja kehittäminen erittäin vaikeata. Motiivit ovat niitä ”syitä” (why’s) meidän käyttäytymisellemme, miksi toimimme ja haluamme asioita. Keskeisin syy käyttäytymiselle ovat motiivit ja tarpeet. McClellandin määritelmän mukaan motiivi on tietynlaiseen tavoitetilaan kohdistuva toistuva kiinnostus tai mielen askarrus. Motiivit virittävät ja ohjaavat ihmisen käyttäytymisen tiettyyn suuntaan ja motivaatio on se psyykkinen tila ja halu, millä vireydellä toimitaan tavoitteiden saavuttamiseksi.Peltonen & Ruohotie 1987, s. 22; Hersey 1996, s. 24–35 Steven Reiss löysi tuhansia ihmisiä haastattelemalla yli 400 erilaista motiivia. Hän ryhmitteli ne 16 elämän perustarpeeksi eli motiiviksi, jotka ovat universaaleja ihmiskunnassa. Ihmisten yksilöllisyys syntyy siitä, missä määrin kukin näistä motiivista motivoi meitä.Reiss, Steven (2000) Who am I? The 16 Basic Desires that Motivate Our Actions and Define our Personalities. Berkley Books, New York.
Tilanne- ja yleismotivaatio
Tutkimuksissa on eroteltu tilanne- ja yleismotivaatio. Tilannemotivaatio on nimensä mukaisesti hyvin lyhytkestoista ja riippuu tilanteesta. Yleismotivaatio kuvaa käyttäytymisen pysyvyyttä. Ihmisen psyykkinen tila vaihtelee yksilökohtaisesti usein, ja se vaikuttaa yhdessä ulkoisten ja sisäisten ärsykkeiden kanssa myös senhetkiseen vireyteen. Tätä kutsutaan tilannemotivaatioksi, koska se määrää, millä aktiivisuudella ja mihin suuntaan ihminen tietyssä tilanteessa toimii. Tilannemotivaatio on hyvin dynaamista ja siihen ympäristötekijät vaikuttavat erittäin paljon.Ruohotie 1998, s. 41–42; Niermeyer & Seyffert 2004, s. 14–16
Yleismotivaatio on hyvin pysyväluonteista, ja se on hyvin lähellä asenteita. Se kuvaa käyttäytymisen, vireyden ja motivaation keskimääräistä tasoa pitkällä aikavälillä. Tilannemotivaatio on usein hyvin riippuvainen yleismotivaatiosta. Esimerkiksi työstään pitävä työntekijä on paljon helpompi saada mukaan työnsä kehittämistehtäviin kuin työhönsä tyytymätön.
Sisäinen ja ulkoinen motivaatio
Motivaatio jaetaan tyypillisesti sisäisiin ja ulkoisiin tekijöihin. Jaottelu on tärkeätä motiivien selvittämiseksi. Tekeekö ihminen töitä palkan eteen (ulkoinen motivaatio) vai kokeeko hän työniloa (sisäinen motivaatio)? Odotettujen palkkioiden avulla voidaan erotella sisäinen ja ulkoinen motivaatio. Ne esiintyvät yhtäaikaisesti ja ovat toisiaan täydentäviä. Sisäisesti motivoituneen toiminnan tyydytys tulee itse tekemisestä, ei niinkään tekemisen seurauksista, kuten esimerkiksi ulkoisista palkkioista. Tyypillisiä sisäisesti motivoituneita toimia ovat leikkiminen, etsiminen, tutkiminen ja haasteellinen toiminta. Nämä ovat sisäisesti motivoitunutta toimintaa, koska ihmiset toimivat näin ilman vailla odotusta ulkoisesta palkkiosta.Peltonen & Ruohotie 1987, s. 25–26; Ruohotie 1998, s. 37–41; Viitala 2004 , s. 153–154; Piili 2006, s. 48
Kun työntekijä on tyytyväinen omaan työhönsä ja kokee tekemisen iloa työtä tehdessään, motivaatio on sisäisesti välittynyt. Sisäiset palkkiot liittyvät työn sisältöön, monipuolisuuteen, haastavuuteen ja mielekkyyteen. Sisäiset tekijät ovat tarvehierarkian yläpäästä ja liittyvät läheisesti ihmisen itsensä toteuttamisen, kehittämisen ja pätemisen tarpeisiin. Sisäiset tekijät tulevat ihmisen sisältä ja ovat pitkävaikutteisempia kuin ulkoiset tekijät, ja ne ilmenevät tunteiden muodossa. Silloin kun ihminen on sisäisesti motivoitunut, hänellä on halu oppia uutta, kehittyä tehtävässään ja tehdä merkittävää työtä. Näistä syistä sisäiset palkkiot ovat yleensä tehokkaampia kuin ulkoiset palkkiot.
Ulkoiset motivaatiotekijät tulevat ihmisen ulkopuolelta, ja ne välittää joku toinen henkilö, organisaatio tai sen edustaja. Ulkoisia motivaatiotekijöitä ovat palkka, kannustus, palaute, ulkopuolinen tuki ja osallistumismahdollisuudet. Nämä tekijät tyydyttävät yleensä alemman tason tarpeita, kuten yhteenkuuluvuuden ja turvallisuuden tarvetta. Ulkoiset palkkiot ovat kestoltaan lyhytaikaisia ja tarvetta niiden saamiseksi esiintyy usein. Kun päämäärä tai ulkoinen palkkio on saavutettu, motivaatio yleensä sammuu joksikin aikaa. Joissakin tapauksissa kuitenkin ”nälkä kasvaa syödessä” ja päämäärän saavutus vain vahvistaa motivaatiota. Esimerkiksi meklari, joka saa pörssistä suuret voitot, saattaa tavoitella tämän jälkeen entistä suurempia voittoja.
Sisäisten ja ulkoisten palkkioiden erottaminen ei aina ole helppoa. Palkka normaalisti luokitellaan ulkoisiin palkkioihin, mutta jos se sidotaan suoritukseen, siitä tulee suorituksen mittari ja se palkitsee näin myös sisäisesti. Sisäisillä palkkioilla on suurempi merkitys ihmisen tehokkaaseen työntekoon kuin ulkoisilla palkkioilla. Koska ihminen kokee mielihyvää saadessaan käyttää henkisiä voimavarojaan, työtehtävät tulisi muotoilla haasteellisiksi ja mielenkiintoisiksi niin, että niiden suorittaminen voisi johtaa sisäisiin palkkioihin. Sisäisten palkkioiden tulisi olla esimerkiksi onnistumisen, edistymisen ja vastuun kokemuksia. Koska ihmiset myös odottavat hyvästä suorituksesta ulkoisia palkkioita, tulisi palkkiot sitoa suorituksiin.