LiArxiu és una eina per a la gestió i preservació de documents electrònics a les administracions públiques catalanes. Va ser desenvolupat pel Consorci Administració Oberta de Catalunya. És un repositori digital destinat per conservar documents o expedients electrònics de manera fiable. Tracta documentació «semiactiva» i en gestiona l'eliminació o conservació permanent.
L’administració ha de garantir la conservació, la gestió, l’autenticitat i la integritat dels documents electrònics durant tot el seu cicle de vida. Per aconseguir-ho, és menester donar als documents digitals la mateixa importància que als documents en paper, superar la desconfiança d’alguns usuaris envers la validesa legal de la signatura electrònica i disposar de normes clares que en facilitin l’ús.
El sistema permet establir competències sobre el manteniment dels elements digitals durant llargs períodes, organitzar i gestionar el contenidor d'informació i la mateixa informació que hi ha dipositada. El programari assegura l'accés, la gestió i la seguretat dels documents emmagatzemats i ofereix les garanties legals indispensables.
Funcionalitats LiArxiu té una sèrie de funcions generals basades en els estàndards internacionals. Aplica la norma ISO de l'Open Archival Information System (OAIS). El 2007 tenia aquestes utilitats:
Funció d'adquisició d'objectes digitals Ús de preparació i enviament d'objectes digitals: Recull el procediment anterior a la recepció i tractament de documents per part del servei. Normalment es produeix en el sistema de l'usuari final, ja que aquest actua com a productor de l'evidència electrònica o preservació. Funcionalitats: recopilació de l'expedient a introduir; recopilació de metadades; elaboració peticions de transferències d'arxiu; aprovar, rebutjar i acceptar sol·licituds de transferència de documents o expedients.
Ús ingrés d'objectes digitals: Tracta tota la fase d'incorporació d'un nou objecte. Funcionalitats: Recepció de sol·licitud d'arxiu; validació de l'objecte rebut; producció de paquet arxiu; producció de descripcions del paquet; actualització de l'arxiu.
Funció de gestió Ús d'assegurament de prova electrònica:ISO 10181-4 Contempla les funcions que tenen com a objectiu disposar d'un objecte amb prova electrònica. Funcionalitats: Gestació d'evidència electrònica; indexació de data i hora; extensió de la validesa criptogràfica de l'evidència electrònica; verificació permanent de la validesa de l'evidència electrònica.
Ús de custòdia i preservació: Abasta les accions destinades a controlar i fer el seguiment de la custòdia i preservació del recursos digitals. Funcionalitats: Seguiment de la comunitat designada d'usuaris; seguiment dels formats tecnològics; programació de polítiques de preservació; desenvolupar plans per a paquets d'arxiu i plans de migració de dades; establir l'eliminació d'objectes digitals.
Ús de dipòsit fiable: Correspon a tots els recursos que permeten disposar del dipòsit, les corresponents tasques de custòdia, preservació i evidència electrònica, en unes condicions de seguretat. Funcionalitats: Recepció de dades, recuperació de dades, gestió de la jerarquia d'emmagatzematge; substitució de medis d'emmagatzematge; control d'errors; recuperació de desastres; administració de la base de dades; execució de consultes a la base de dades; generació d'informes; actualització de la base de dades.
Ús de la configuració i administració: Cobreix les funcions relacionades amb la configuració i administració del sistema. Funcionalitats: negociació d'acords amb l'usuari; gestió de la configuració del sistema; actualització de la informació de l'arxiu; establiment de normatives i polítiques; execució de peticions programades; auditoria del sistema; atenció a l'usuari.
Funció d'accés/disseminació Ús de l'accés a objectes arxivats: Garantir als destinataris l'accés als documents amb les modificacions corresponents. Funcionalitats: gestió de la petició d'accés de l'usuari final; coordinació d'activitats d'accés; generació de paquets de difusió; lliurament de respostes; processament de les respostes a l'usuari final.
Ús testifical d'evidència electrònica: Funcionalitats: Recopilació de dades evidencials, expedició de còpies autèntiques, elaboració d'informe judicial; descàrrega de l'informe d'evidència.
Funció d'interoperabilitat Ús de la recol·lecció de metadades:Recull les funcionalitats essencials per sol·licitar metadades al sistema en un entorn orientat a l'intercanvi de metadades entre arxius. Funcionalitats: selecció de documents digitals; agrupació de metadades.
Ús d'exposició per a la recol·lecció de metadades): Permet la consulta de la informació vinculada a un paquet d'informació (information package – IP) en un entorn orientat a l'intercanvi de metadades entre arxius. Funcionalitats: exposició de metadades; elaboració de llistes de metadades; enviament de metadades.
Avantatges http://www.aoc.cat/Inici/SERVEIS/Gestio-interna/iArxiu [Consulta: 20/03/2014] Aquest repositori de documents electrònics semiactius o històrics completa els arxius tradicionals als documents electrònics en fase semiactiva o històrica segons lles diferents fases del cicle de vida de l'element. Per la col·laboració de l'Agència Catalana de Certificació ofereix garanties jurídiques sense pèrdues o modificacions. Dona una validitat permanent de les signatures electròniques.
Consideracions tècniques En la preservació de la documentació digital, és menester configurar i implementar la manera en què s'organitzaran els diferents elements a conservar en un contenidor. Si es vol tenir una entitat en un contenidor sobre la qual es pugui accedir i visualitzar els documents, cal que en el mateix dipòsit estiguin units els objectes digitals i les corresponents metadades.
Seguint les directrius OAIS es poden identificar tres menes d'entitats,"iArxiu: Estructura i creació de Paquets d'Informació de Transferència (PIT) utilitzant el model METS". Ref.: D1300 N-iArxiu. [Consulta: 20/04/2014] [document introvable] anomenades contenidors o paquets d'informació, segons la fase del cicle de vida del document:
Paquet d'informació de transferència (PIT): documents transferits pels productors de la documentació. Fa referència als continguts destinats a ser preservar i les metadades destinades a facilitar en la recuperació, tractament i preservació del contingut.
Paquet d'informació d'arxiu (PIA): una vegada els PIT entren a l'arxiu, se'ls assignen una sèrie de controls per garantir que la seva integritat, autenticitat i idoneïtat segueixen els requisits de conservació. En aquesta fase, es podrà afegir altres metadades o establir un procés de migració a un altre format. Per acabar, aquest paquet d'informació quedarà emmagatzemat al repositori.
Paquet d'informació de consulta (PIC): es tracta de la còpia del PIA que produeix el sistema quan l'usuari realitza una còpia sobre el document emmagatzemat.
LiArxiu treballa amb l'esquema METS com a format d'ingrés i consulta de paquets d'informació. La decisió de triar aquest model per codificar metadades d'objectes digitals en format XML permet entre d'altres d'estructurar la documentació de manera flexible (document o expedient) i d'utilitzar diferents diccionaris o vocabularis de metadades.
Pot regenerar els documents, independentment de l'aplicació amb la qual el document orignal s'ha fet. Inclou els continguts a preservar així com les metadades descriptives, administratives i estructurals
El vocabulari de metadades que els usuaris han d'emplenar per ingressar un paquet d'informació de transferència (PIT) varien en funció de si es tracta d'un expedient o d'un únic document o una signatura.
Usuaris Aquest servei està destinat a les administracions públiques catalanes que tinguin la necessitat de conservar documents electrònics a llarg termini i necessitin fer-ho amb plenes garanties d'accés, disponibilitat, legalitat, autenticitat i integritat dels continguts a custodiar.
El febrer del 2014, ja hi havia una petita cinquantena d'ens que feien servir iArxiu.
Notes
Referències
Bibliografia Manual d'usuari
Bibliografia general
Vegeu també Custòdia documental Dipòsit digital fiable
Categoria:Arxivística a Catalunya