Zadaniem Generalnego Konserwatora Zabytków jest sprawdzenie czy wniosek o przyznanie odznaki spełnia wymogi formalne.
Minister lub upoważniona przez niego osoba wręcza wyróżnionemu odznakę w Międzynarodowym Dniu Ochrony Zabytków lub w czasie innych uroczystości związanych z ochroną dziedzictwa kulturowego. Odznakę wręcza się razem z legitymacją stwierdzającą jej przyznanie.
Opis odznaki Odznaka, o wymiarach zewnętrznych 18 × 24 mm, ma kształt wieży obronnej z ostrołukową bramą u dołu, wypełnionym jasnoniebieską emalią, oraz okienkiem strzelniczym powyżej. Wieża zwieńczona krenelażem z wypukłoreliefowymi blankami ujęta jest w dolnej części, do 2/3 wysokości, opaską o zaokrąglonych dolnych narożach, z licem wypełnionym wypukłym napisem ZA OPIEKĘ NAD ZABYTKAMI, biegnącym od lewej do prawej strony. Na odwrotnej stronie odznaki umocowane jest zapięcie.
Odznaczeni
Do 2009 przyznana 10 810 razy (7102 odznak złotych i 3716 odznak srebrnych).