W szczególności: nadaje sprawie tytuł, wpisuje do systemu EZD metadane, uzupełnia metadane przesyłek wpływających (jeżeli nie zostały określone automatycznie lub przez punkt kancelaryjny), wpisuje metadane dla przesyłek przeznaczonych do wysyłki (jeżeli nie zostały określone automatycznie).
W systemie tradycyjnym Jeżeli sprawa dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań prowadzącego sprawę, oznacza to, że jest przez niego zakładana oraz że jest on odpowiedzialny za jej prowadzenie i załatwienie.
Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana przesyłka: dotyczy sprawy już wszczętej (wtedy dołącza przesyłkę do akt sprawy nanosząc na nią znak sprawy), rozpoczyna nową sprawę (wtedy traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy).
Jeżeli przekazana do prowadzącego sprawę przesyłka kończy sprawę, ten, po włączeniu pisma do akt sprawy wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwienia sprawy).
Jeżeli przekazana przesyłka nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.