Aby mieć dostęp do Systemu oraz możliwość rejestrowania i modyfikowania danych, funkcjonariusz lub pracownik Policji musi uzyskać stosowne uprawnienie nadane na wniosek bezpośredniego przełożonego.
Rozporządzenie przewiduje kilka sposobów przetwarzania informacji zawartych w zbiorach:
rejestrowanie – gdy informacja jest wprowadzania do zbioru po raz pierwszy sprawdzanie klasyfikowanie – porządkowanie zawartości zbioru weryfikowanie – sprawdzanie poprawności i kompletności rejestrowania modyfikowanie typowanie – wyszukiwanie oraz identyfikowanie informacji o cechach odpowiadającym określonym kryteriom analizowanie – poszukiwanie związków zachodzących pomiędzy poszczególnymi informacjami usuwanie.
Funkcjonowanie Niektórzy funkcjonariusze i pracownicy Policji zwracali uwagę na wysoką awaryjność i niestabilne działanie systemu polegające na problemach z logowaniem się oraz powolnym przetwarzaniem zapytań. W październiku 2009 doszło do pierwszej poważnej awarii, która uniemożliwiła dostęp do systemu na dwie doby. Po tym incydencie Komendant Główny Policji ogłosił konkurs dla policjantów na najlepsze pomysły usprawnienia KSIP.