Przy sporządzaniu spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji należy przestrzegać zasady, aby nie umieszczać razem na jednym spisie dokumentacji o różnych okresach przechowywania oraz starać się umieszczać jednostkę archiwalną jako osobną pozycję na spisie (rubryka nr 6); przy dużych ilościach dokumentacji przejmowanej np. z komórki finansowej pozwala to na zachowanie kontroli nad przejmowaną dokumentacją.
Wykaz spisów zdawczo odbiorczych Służy do rejestracji napływających do archiwum spisów zdawczo-odbiorczych. Kolejność ich rejestracji decyduje o nadawanym spisom numerze, a to z kolei wpływa na sygnaturę nadawaną aktom w archiwum zakładowym.
center|500px|
Spisy materiałów archiwalnych Spisy na materiały archiwalne przekazane do archiwum państwowego powinny być przechowywane w oddzielnej teczce, w układzie chronologicznym.
center|500px|
Ewidencja udostępnionych akt Składają się na nią rejestr akt udostępnionych oraz karty udostępnienia akt. Karty układane i wpisywane są do rejestru chronologicznie według dat udostępnienia.