Wiązek tych nie szyto tak aby można było priorować sprawę dla referenta na czas załatwiania kolejnych czynności. Na początku XX wieku wprowadzono udoskonaloną wersję tego systemu zwaną, od nazwiska jej propagatora, kielmansegowskim. W jej efekcie powstał tzw. system ułamkowy stosowany w administracji Galicji i administracji II Rzeczypospolitej do 1931 r. Dwie pierwsze rubryki dziennika podawczego zawierały numer korespondencji i numer pisma. W pierwszej wpisywano numer korespondencji (sprawy), a w drugiej numer pisma. Zakładano, że w jednej sprawie nie wpłynie więcej niż pięć pism. Przy szóstym wpływie należało dokonać wpisu w nowym (pierwszym wolnym) wierszu, co także zmieniało numer sprawy.
System kancelaryjny akt spraw (rzeczowy) thumb|Rzeczowy system kancelaryjny, spis spraw Rzeczowy system kancelaryjny zaczął się kształtować w XVI wieku w Prusach. Polega on na łączeniu pism ze względu na pokrewieństwo treści. System ten posiada kilka odmian. W wersji pruskiej, stosowanej z pewnymi zmianami także w Księstwie Warszawskim i Królestwie Polskim do 1867 r., akta łączono w jednostki wzorując się na z góry rozpisanym planie akt (registratury). Natomiast w Imperium Rosyjskim nie stosowano planu akt a pisma łączono w sprawy ze względu na przynależność do jednego postępowania (załatwianej sprawy) w urzędzie.