Jednostki takie utworzono w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz na podstawie późniejszych ustaleń, także w samorządowych jednostkach organizacyjnych. Lista instytucji, które zobowiązane są utworzyć archiwum zakładowe, jest ustalana przez Naczelnego Dyrektora Archiwum Państwowego, jak również dyrektorów poszczególnych archiwów państwowych, którzy na mocy przydzielonego im prawa mogą uznać pewne instytucje regionalne za szczególnie ważne dla losów państwa i tym samym uznać ich dokumentację za wartą trwałego przechowania.
Ustawa archiwalna określiła także obowiązki archiwum zakładowego, które są ujęte w definicji na początku niniejszego artykułu. Termin, po którym dokumentacja kat. A przekazywana jest do właściwego terytorialnie archiwum państwowego, wynosi 25 lat.
Zasadniczo archiwa zakładowe nie mogą posiadać na trwałe historycznego (wieczystego) zasobu archiwalnego, uczyniono jednak wyjątek w tym względzie dla archiwów szkół wyższych.
Charakterystyczną cechą archiwum zakładowego jest, że podlega kontroli ze strony właściwych terytorialnie archiwów państwowych – kontrola taka ma na celu głównie zapoznanie się ze stanem materiałów archiwalnych i powinna być przeprowadzana co najmniej raz na dwa lata.