Rozliczenie odbywa się na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika, w którym określa on m.in. rodzaj posiadanego pojazdu i okres, w którym wykorzystywał go do celów służbowych. Jeśli pracownik w ciągu miesiąca przebywał na urlopie, zwolnieniu lekarskim lub był delegowany poza siedzibę firmy na dłużej niż 8 godzin albo nieobecny z innych powodów (lub też nie dysponował przez pewien czas swoim pojazdem, np. z powodu jego remontu), to przyznany limit zmniejszany jest proporcjonalnie do liczby dni nieobecności o 1/22 całości za każdy dzień nieobecności lub niewykorzystywania pojazdu.
Limit dla pojazdów pracowników w służbie leśnej może zostać podwyższony, maksymalnie do 1500 km, a dla pojazdów pracowników w służbach ratowniczych i w innych podobnych w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową, katastrofą ekologiczną lub usuwania ich skutków – maksymalnie do 3000 km.
Ryczałt paliwowy wypłacany pracownikom w ramach limitu przyznanego na przejazdy lokalne od 1 stycznia 2004 obciążany jest 18% (stawka podstawowa) podatkiem dochodowym.