Obwieszczenie Ministra Obrony Narodowejz dnia 16 kwietnia 2018 r.w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych Spis treści Treść obwieszczenia Załącznik - Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 31 października 2014 r. w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych Rozdział 1 - przepisy ogólne Rozdział 2 - Sposób prowadzenia teczek akt personalnych Rozdział 3 - Sposób prowadzenia kart ewidencyjnych Rozdział 4 - Sposób prowadzenia ewidencji elektronicznej Rozdział 5 - dokumenty aktualizujące Rozdział 6 - Obieg informacji aktualizujących ewidencję wojskową Rozdział 7 - Udostępnianie ewidencji wojskowej Rozdział 8 - Sposób odtwarzania ewidencji wojskowej w przypadku jej zniszczenia lub zaginięcia Rozdział 9 - Wojenny system prowadzenia ewidencji wojskowej Rozdział 10 - przepisy przejściowe i końcowe Załącznik nr 1 - Teczka akt personalnych żołnierza zawodowego (wzór) Załącznik nr 2 - Karta ewidencyjna żołnierza zawodowego (wzór) Załącznik nr 3 - Karta wypożyczeń teczki akt personalnych (wzór) Załącznik nr 4 - Zeszyt ewidencyjny żołnierza zawodowego (wzór) Załącznik nr 5 - Spis dokumentów (wzór) Załącznik nr 6 - Rejestr alfabetyczny teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych (wzór) Załącznik nr 7 - Księga etatowa jednostki wojskowej (wzór) Załącznik nr 8 - Meldunek o zmianie miejsca zamieszkania i zameldowania oraz danych kontaktowych żołnierza (wzór) Załącznik nr 9 - Meldunek o zwolnieniu z zawodowej służby wojskowej (wzór) Treść obwieszczenia 1. Na podstawie art. 16 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1523) ogłasza się w załączniku do niniejszego obwieszczenia jednolity tekst rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 31 października 2014 r. w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. poz. 1638), z uwzględnieniem zmian wprowadzonych: 1) rozporządzeniem Ministra Obrony Narodowej z dnia 27 stycznia 2017 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. poz. 241); 2) rozporządzeniem Ministra Obrony Narodowej z dnia 24 marca 2017 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. poz. 739). 2. Podany w załączniku do niniejszego obwieszczenia tekst jednolity rozporządzenia nie obejmuje: 1) § 2 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 27 stycznia 2017 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. poz. 241), który stanowi: „ § 2. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. ” ; 2) § 2 i § 3 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 24 marca 2017 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. poz. 739), które stanowią: „ § 2. Wojskowi komendanci uzupełnień w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia przekażą teczki akt personalnych żołnierzy zwolnionych z zawodowej służby wojskowej do właściwych archiwów wojskowych. § 3. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. ” . Załącznik - Rozporządzenie Ministra Obrony Narodowej z dnia 31 października 2014 r. w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych Na podstawie art. 48 ust. 8 pkt 2 ustawy z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 173 i 138) zarządza się, co następuje: Rozdział 1 przepisy ogólne § 1. Rozporządzenie określa: 1) zakres i sposób prowadzenia ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych; 2) sposób odtwarzania ewidencji w przypadku jej zniszczenia lub zaginięcia; 3) wzory dokumentów ewidencyjnych. § 2. Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają: 1) archiwum wojskowe - archiwum zorganizowane przez Ministra Obrony Narodowej na podstawie przepisów o archiwizacji; 2) dokument - informację utrwaloną w formie pisemnej, graficznej, elektronicznej lub innej; 3) dokument ewidencyjny - teczkę akt personalnych lub kartę ewidencyjną; 4) ewidencja elektroniczna - system informatyczny, właściwy w zakresie działalności kadrowej, pozwalający na przetwarzanie niejawnego zbioru danych żołnierzy zawodowych, o których mowa w art. 48 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych; 5) ewidencja wojskowa - zbiór dokumentów ewidencyjnych i ewidencji elektronicznej; 6) ustawa - ustawę z dnia 11 września 2003 r. o służbie wojskowej żołnierzy zawodowych; 7) wojskowa placówka edukacyjna - uczelnię wojskową, szkołę utworzoną na podstawie art. 128 ustawy, kształcącą kandydatów na podoficerów zawodowych, ośrodek szkolenia lub inną jednostkę wojskową w kraju, prowadzącą działalność edukacyjną dla żołnierzy zawodowych i kandydatów na żołnierzy zawodowych. § 3. W czasie pokoju prowadzi się następujące dokumenty ewidencyjne: 1) teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego, której wzór określa załącznik nr 1 do rozporządzenia; 2) kartę ewidencyjną żołnierza zawodowego, której wzór określa załącznik nr 2 do rozporządzenia. § 4. 1. Wpisów w dokumentach ewidencyjnych dokonuje się pismem maszynowym lub ręcznym, piórem lub długopisem, w kolorze niebieskim lub czarnym. Wpisów dokonuje się pismem starannym i czytelnym. 2. Podczas dokonywania wpisów w dokumentach ewidencyjnych nie stosuje się skrótów nazwisk, imion, nazw miejscowości, stanowisk służbowych, komórek organizacyjnych. 3. Skreśleń i poprawek dokonuje się piórem lub długopisem w kolorze czerwonym, przez przekreślenie poziomą linią poprzedniego tekstu. Skreślenia i poprawki opisuje się, zamieszczając uwagę o przyczynie zmiany, oraz potwierdza się czytelnym podpisem osoby dokonującej zmian, pieczęcią urzędową i datą dokonania zmiany. § 5. W ramach prowadzenia ewidencji wojskowej, o której mowa w art. 48 ust. 2 ustawy, dyrektor departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr: 1) sprawuje nadzór nad aktualnością ewidencji wojskowej w jednostkach wojskowych; 2) prowadzi ewidencję elektroniczną na szczeblu centralnym i określa szczegółowy zakres przetwarzanych w niej informacji; 3) udziela informacji z ewidencji wojskowej uprawnionym podmiotom; 4) umożliwia dostęp do ewidencji wojskowej, jeżeli zakres udostępnianych danych wykracza poza podległość organizacyjną jednostki wojskowej wnioskodawcy. Rozdział 2 Sposób prowadzenia teczek akt personalnych § 6. 1. Teczkę akt personalnych żołnierza zawodowego zakłada się dla: 1) żołnierza powołanego do zawodowej służby wojskowej po ukończeniu służby kandydackiej - w wojskowej placówce edukacyjnej, nie później niż 14 dni po ukończeniu studiów lub nauki, w szczególności przenosząc dokumenty zgromadzone w teczce akt personalnych kandydata na żołnierza zawodowego; 2) żołnierza rezerwy lub osoby, o której mowa w art. 17a ustawy - w jednostce wojskowej, nie później niż 14 dni po objęciu stanowiska służbowego, na podstawie dokumentów w szczególności przesłanych przez właściwego wojskowego komendanta uzupełnień. 2. W przypadku żołnierza rezerwy, który wcześniej pełnił zawodową służbę wojskową, po powołaniu do zawodowej służby wojskowej prowadzi się dotychczasową teczkę akt personalnych. 3. Razem z teczką akt personalnych zakłada się kartę wypożyczeń, której wzór określa załącznik nr 3 do rozporządzenia. 4. Teczkę akt personalnych i kartę wypożyczeń teczki akt personalnych zakłada się w jednym egzemplarzu. 5. Teczkę akt personalnych i kartę wypożyczeń teczki akt personalnych przesyła się niezwłocznie do organu właściwego do jej prowadzenia. § 7. 1. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych prowadzi dowódca jednostki wojskowej, na której ewidencji pozostają, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w ust. 2. 2. Teczki akt personalnych żołnierzy zawodowych prowadzą: 1) dyrektor departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr, jeżeli żołnierz zawodowy: a) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym o stopniu etatowym pułkownika (komandora) lub wyższym, b) pełni zawodową służbę wojskową w urzędzie Ministra Obrony Narodowej, z wyjątkiem żołnierzy zawodowych pełniących służbę w komórkach organizacyjnych Ministerstwa Obrony Narodowej tworzących Sztab Generalny Wojska Polskiego, c) pozostaje w rezerwie kadrowej Ministra Obrony Narodowej lub dyrektora departamentu Ministerstwa Obrony Narodowej właściwego do spraw kadr, d) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w instytucji cywilnej, o której mowa w art. 22 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy, e1)W brzmieniu ustalonym przez § 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 27 stycznia 2017 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ewidencji wojskowej żołnierzy zawodowych (Dz. U. poz. 241), które weszło w życie z dniem 25 lutego 2017 r.) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w sądzie wojskowym albo w powszechnej jednostce organizacyjnej prokuratury, f) pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku poza granicami państwa; 2) kierownicy instytucji cywilnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy, jeżeli żołnierz zawodowy pełni zawodową służbę wojskową na stanowisku służbowym w jednej z tych instytucji; 3) bezpośredni przełożony żołnierza, jeżeli żołnierz zawodowy pełni służbę na stanowisku dowódcy jednostki wojskowej o stopniu etatowym niższym niż pułkownik (komandor); 4) szef komórki organizacyjnej Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego wskazanej przez Szefa Sztabu Generalnego Wojska Polskiego, jeżeli żołnierz pełni zawodową służbę wojskową w komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej wchodzącej w skład Sztabu Generalnego Wojska Polskiego. § 8. 1. Na pierwszej stronie okładki teczki akt personalnych wpisuje się nazwisko, imię (imiona), imię ojca i rok urodzenia żołnierza zawodowego. Imię ojca żołnierza wpisuje się w drugim przypadku (dopełniaczu), poprzedzając je, w zależności od płci żołnierza, literą „s.” (syn) albo „c.” (córka). Na grzbiecie okładki teczki akt personalnych wpisuje się wielkimi literami nazwisko i imię oraz rok urodzenia żołnierza. 2. Teczka akt personalnych zawiera wklejoną na drugiej stronie okładki fotografię żołnierza zawodowego, bez nakrycia głowy, w mundurze wyjściowym, z widocznym aktualnym stopniem wojskowym, na jednolitym jasnym tle, o wymiarach 6 × 9 cm. Jeżeli żołnierzowi zawodowemu nie wydano munduru wyjściowego, może dostarczyć fotografię w mundurze polowym. Poniżej wklejonej fotografii dowódca jednostki wojskowej stwierdza tożsamość żołnierza własnoręcznym podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej, wpisując datę wykonania tej czynności. 3. Żołnierz zawodowy dostarcza fotografię do organu prowadzącego teczkę akt personalnych nie później niż 14 dni od dnia mianowania na stopień wojskowy. 4. Wymienione fotografie pozostawia się w teczce akt personalnych w przeznaczonej do tego celu kopercie. 5. Teczka akt personalnych żołnierza zawodowego składa się z działów zawierających: 1) zeszyt ewidencyjny żołnierza zawodowego, którego wzór określa załącznik nr 4 do rozporządzenia; 2) dokumenty - do którego włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 18 pkt 1-48; 3) dokumenty dotyczące karalności - do którego włącza się, w kolejności napływania, dokumenty dotyczące żołnierza zawodowego wymienione w § 18 pkt 49 i 50. § 9. 1. W zeszycie ewidencyjnym żołnierza zawodowego wpisuje się dane personalne żołnierza zawodowego na podstawie odpowiednich dokumentów zgodnie z opisem rubryk. 2. Żołnierz zawodowy stwierdza własnoręcznym podpisem wiarygodność danych personalnych w zeszycie ewidencyjnym. Dowódca jednostki wojskowej potwierdza własnoręczność podpisu żołnierza zawodowego własnym podpisem i odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej, wpisując datę wykonania tej czynności. § 10. 1. Dokumenty włączane do odpowiednich działów teczki akt personalnych wpisuje się do spisu dokumentów, którego wzór określa załącznik nr 5 do rozporządzenia. Spis dokumentów prowadzi się oddzielnie dla każdego z działów teczki akt personalnych. Kolejne arkusze dokumentów numeruje się w ramach każdego działu. 2. Przed włączeniem dokumentu do teczki akt personalnych aktualizuje się w ewidencji elektronicznej dane wynikające z treści dokumentu. Czynność tę realizuje organ, o którym mowa w § 7. § 11. 1. W uzasadnionych przypadkach jest możliwe trwałe usunięcie dokumentu z teczki akt personalnych żołnierza zawodowego. Usunięcie dokumentu odnotowuje się w spisie dokumentów przez przekreślenie wpisu dotyczącego usuniętego dokumentu i umieszczenie adnotacji w tej sprawie w kolumnie „Uwagi”. Przepis § 4 ust. 3 stosuje się odpowiednio. 2. Usunięcie z teczki akt personalnych dokumentów dotyczących skazania żołnierza zawodowego prawomocnym wyrokiem sądu następuje w przypadku, gdy kara uległa zatarciu. Informację o osobie z Krajowego Rejestru Karnego lub jej uwierzytelnioną kopię włącza się do działu „Dokumenty dotyczące karalności” teczki akt personalnych oraz sporządza się nowy spis dokumentów dotyczących karalności. 3. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio w przypadku zatarcia innego rodzaju kar. 4. Usunięcie z teczki akt personalnych dokumentu w trybie ust. 1-3 organ, o którym mowa w § 7, odzwierciedla w ewidencji elektronicznej. § 12. W przypadku braku miejsca do włączania do teczki akt personalnych kolejnych dokumentów zakłada się kolejny tom teczki akt personalnych żołnierza. Na pierwszej stronie okładki dotychczas prowadzonej teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „TECZKA SKŁADA SIĘ Z.... TOMÓW” i wpisuje się liczbę tomów. Na pierwszej stronie okładki każdego tomu teczki akt personalnych wpisuje się adnotację „TOM... „ i numer tomu. § 13. Odpisy lub kserokopie dokumentów włączanych do teczki akt personalnych potwierdza się odciskiem pieczęci urzędowej jednostki wojskowej oraz datą, imieniem, nazwiskiem i podpisem osoby potwierdzającej ich zgodność z oryginałem. Rozdział 3 Sposób prowadzenia kart ewidencyjnych § 14. Do zakładania karty ewidencyjnej żołnierza zawodowego mają zastosowanie przepisy § 6 ust. 1, 2, 4 i 5. § 15. Kartę ewidencyjną żołnierza zawodowego prowadzi się w jednostce wojskowej, na której ewidencji pozostaje, w ramach uporządkowanego alfabetycznie zbioru, zwanego dalej „kartoteką ewidencyjną”, oddzielnie dla: 1) żołnierzy zawodowych zajmujących stanowiska służbowe w jednostce wojskowej, z podziałem na oficerów, podoficerów i szeregowych; 2) żołnierzy zawodowych przeniesionych do rezerwy kadrowej lub dyspozycji, wykonujących zadania służbowe w jednostce wojskowej. Rozdział 4 Sposób prowadzenia ewidencji elektronicznej § 16. 1. Ewidencję elektroniczną prowadzi się w jednostce wojskowej. 2. Jeżeli jednostka wojskowa nie ma dostępu do ewidencji elektronicznej, ewidencję tę prowadzi jednostka nadrzędna. 3. Wszystkie wpisy do ewidencji elektronicznej opatruje się cechami dokumentu (nazwa, numer, data wydania, organ wydający) oraz datą wprowadzenia, imieniem i nazwiskiem osoby, która te dane wprowadziła. 4. Dowódca jednostki wojskowej potwierdza w ewidencji elektronicznej, w cyklu miesięcznym, zgodność danych ze stanem faktycznym. 5. Ewidencja elektroniczna nie obejmuje żołnierzy, którzy pełnią zawodową służbę wojskową na stanowiskach służbowych w instytucjach cywilnych, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy. § 17. W ewidencji elektronicznej zamieszcza się: 1) dane osobowe oraz informacje o zmianach tych danych; 2) dane o przebiegu czynnej służby wojskowej: a) kontrakty na pełnienie służby kontraktowej, b) rozkazy dotyczące powołania do zawodowej służby wojskowej, c) rozkazy dotyczące wyznaczeń na stanowiska służbowe oraz zaszeregowań na stanowiskach służbowych, d) rozkazy kierowania do służby poza granicami kraju i powrotu z tej służby, e) rozkazy dotyczące przeniesienia do rezerwy kadrowej lub dyspozycji, f) rozkazy dotyczące zwolnienia z zawodowej służby wojskowej i skreślenia z ewidencji wojskowej, g) rozkazy o skierowaniu na szkolenie, o rozpoczęciu i zakończeniu szkolenia, h) rozkazy o mianowaniu na stopnie wojskowe, i) daty objęcia i zwolnienia ze stanowisk służbowych oraz okresy przebywania w rezerwie kadrowej i dyspozycji, j) opinie służbowe, k) nieobecności w służbie, należne i wykorzystane urlopy, l) wypowiedzenia stosunku służbowego, m) meldunki o realizacji zwolnienia z zawodowej służby wojskowej; 3) dane o stanie zdrowia: a) orzeczenia wojskowych komisji lekarskich, b) informacje o szczepieniach, c) zaświadczenia z profilaktycznych badań lekarskich, d) oceny ze sprawdzianu sprawności fizycznej; 4) dane o wykształceniu i kwalifikacjach: a) uzyskane wykształcenie, b) tytuły i stopnie naukowe, c) kursy w ramach wojskowego systemu doskonalenia zawodowego, d) inne kursy i szkolenia, e) klasy kwalifikacyjne specjalistów wojskowych, f) znajomość języków obcych, g) specjalizacje lekarskie, aplikacje prawne, h) uprawnienia i certyfikaty zawodowe, i) poświadczenia bezpieczeństwa i upoważnienia do dostępu do informacji niejawnych, j) przebieg pracy zawodowej; 5) dane o stanie cywilnym - data i rodzaj zmiany stanu cywilnego; 6) dane o stanie rodzinnym - data i rodzaj zmiany stanu rodzinnego; 7) dane o wyróżnieniach - medale i odznaczenia państwowe, resortowe i inne; 8) dane o orzeczeniach wydanych w postępowaniu sądowym, administracyjnym, dyscyplinarnym oraz odpowiedzialności zawodowej; 9) rejestr alfabetyczny teczek akt personalnych i kart ewidencyjnych, którego wzór określa załącznik nr 6 do rozporządzenia; 10) księgę etatową jednostki wojskowej, której wzór określa załącznik nr 7 do rozporządzenia. Rozdział 5 dokumenty aktualizujące § 18. Podstawę założenia i dokonywania zmian w ewidencji wojskowej w czasie pokoju stanowią następujące dokumenty: 1) decyzje dowódców jednostek wojskowych w zakresie posiadanych przez nich kompetencji kadrowych i finansowych, a także wyciągi z tych decyzji; 2) wnioski o powołanie do zawodowej służby wojskowej lub służby kandydackiej; 3) wnioski w sprawach kadrowych wynikające z przepisów prawa; 4) porozumienia, o których mowa w art. 44 ust. 3 ustawy, oraz wnioski żołnierzy, na których podstawie organy wojskowe zawierają te porozumienia; 5) dokumenty potwierdzające uzyskanie wykształcenia, tytułu lub stopnia naukowego, specjalizacji zawodowej (uprawnienia), klasy kwalifikacyjnej specjalisty albo ukończenie kursu, praktyki lub stażu; 6) protokoły i świadectwa (certyfikaty) wydane przez resortowe komisje egzaminacyjne, dokumentujące znajomość języków obcych; 7) kontrakty na pełnienie służby kontraktowej; 8) postanowienia i decyzje o nadaniu orderów i odznaczeń państwowych, medali resortowych oraz wyciągi z tych postanowień i decyzji; 9) opinie służbowe oraz odwołania od opinii; 10) potwierdzone kopie poświadczeń bezpieczeństwa oraz decyzji o odmowie wydania lub cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa; 11) potwierdzone kopie zaświadczeń o odbyciu szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych; 12) orzeczenia wojskowych komisji lekarskich; 13) kopia świadectwa służby; 14) życiorys; 15) odpis aktu urodzenia; 16) postanowienie o wyrażeniu zgody na zrzeczenie się obywatelstwa polskiego; 17) dokumenty wydane przez urzędy stanu cywilnego i inne organy władzy państwowej dotyczące w szczególności miejsca zamieszkania, stanu cywilnego, stanu rodzinnego, nazwiska lub imienia; 18) dokumenty wydane przez pracodawcę lub inne uprawnione organy, potwierdzające przebieg pracy zawodowej; 19) opinie szkoły, pracodawcy, dowódcy jednostki wojskowej i wojskowego komendanta uzupełnień wystawione w związku z powołaniem do zawodowej służby wojskowej lub służby kandydackiej; 20) dokument potwierdzający złożenie przysięgi wojskowej; 21) wnioski o zawarcie kolejnego kontraktu na pełnienie służby kontraktowej; 22) wnioski o zwolnienie od zajęć służbowych, o których mowa w art. 62 ust. 11 ustawy, w celu sprawowania osobistej opieki nad najbliższym członkiem rodziny; 23) wnioski o udzielenie urlopów, o których mowa w art. 65 i art. 65a ustawy, oraz urlopów innych niż wypoczynkowy przekraczających wymiar 30 dni; 24) wnioski o udzielenie zezwolenia na wykon